Еmail-етикет
Про email-етикет
Хоча спілкування електронною поштою — це те, що ми використовуємо щодня як в особистих, так і професійних цілях, багатьом людям все ще важко писати ефективні відповіді.
Погано написані електронні листи, які рясніють граматичними помилками, орфографічними помилками або ненормативною лексикою, можуть зробити ваш бізнес непрофесійним і недбалим. Це може зашкодити вашій репутації та утруднити завоювання довіри ваших клієнтів, замовників та партнерів. Ось чому ви завжди повинні писати та відповідати з точністю та ясністю.
Поради щодо складання листа
- Використовуйте чіткий рядок теми: рядок теми повинен точно відображати зміст електронного листа та бути достатньо конкретним, щоб допомогти одержувачу зрозуміти мету повідомлення.
- Використовуйте професійне вітання: вітайте одержувача, використовуючи його правильне ім'я та прізвище, або, якщо ви не впевнені у кращій формі звернення, просто використовуйте «Вітаю» або «Привіт».
- Залишайтеся у темі: відповідайте цілеспрямовано та не додавайте сторонню інформацію.
- Будьте лаконічні: використовуйте чіткі та лаконічні формулювання, щоб донести свою точку зору. Уникайте використання непотрібних слів або надто складних речень. Уникайте використання жаргонних слів та смайликів та по можливості використовуйте діловий стиль листа.
- Використовуйте ввічливе завершення: завершіть свій електронний лист професійним висновком, наприклад «З найкращими побажаннями» або «З повагою», за яким слідує ваше ім'я.
- Використовуйте правильне форматування: використовуйте абзаци, щоб упорядкувати свої думки та полегшити читання електронної пошти. Щоб виділити ключові моменти, використовуйте маркери або нумеровані списки.
- Вичитка: перед відправкою обов'язково перевірте свій електронний лист на наявність орфографічних та граматичних помилок.
Дотримуючись цих порад, ви можете гарантувати, що ваші електронні листи будуть професійними та ефективними у спілкуванні з вашими одержувачами.
Про поля одержувачів
- Від (From) - адреса відправника. Якщо у вашому поштовому клієнті визначено кілька поштових скриньок, то надсилайте листа з необхідного, саме на нього буде отримано відповідь, якщо одержувач вибере функцію "Відповісти відправнику".
- Кому (To) - основні отримувачі повідомлення
- Копія (СС, Carbon Copy) - повідомлена копія для одержувачів, коли ви хочете поділитися інформацією з кількома людьми, але не очікуєте, що вони дадуть відповідь або вдадуться до будь-яких дій. При цьому адреси одержувачів буде видно всім одержувачам повідомлення.
- Прихована копія (BCC, Blind Carbon Copy) - повідомна копія одержувачам із прихованням їх адрес для інших, крім відправника та одержувача прихованої копії. Прихована копія корисна, коли ви хочете зберегти чиюсь конфіденційність, не захаращувати чиюсь поштову скриньку або надіслати масову електронну пошту, не розкриваючи адреси одержувачів.
Правильне використання полів "Копія" та "Прихована копія" може зробити ваше спілкування електронною поштою більш професійним, ефективним та ввічливим. Їх неправильне використання може спричинити плутанину, роздратування або навіть проблеми із законом.
Функція «Відповісти всім»
Функція «Відповісти всім» означає, що ви надсилаєте відповідь електронною поштою як відправнику попереднього повідомлення, так і всім, хто отримав вихідний електронний лист. Контакти в полях «Кому» та «Копія» попередніх повідомлень одержують вашу електронну пошту.
Цією функцією не варто зловживати, але може бути корисною у випадках:
- якщо у вас є питання, яке може виникнути і в інших контактів у темі
- ваша відповідь може мати прямий вплив на інших
- ви плануєте зустріч із невеликою групою